شرح وظایف
• هماهنگی امور اداری، اجرایی و ارتباطی دفتر مدیریت.
• تنظیم و برنامه‌ریزی جلسات، ملاقات‌ها و برنامه‌های کاری مدیر مربوطه.
• دریافت، ثبت، ارجاع و پیگیری مکاتبات، نامه‌ها و اسناد اداری در سیستم اتوماسیون اداری.
• تنظیم و تهیه نامه‌ها، گزارش‌ها، صورت‌جلسات و سایر مستندات اداری.
• پیگیری مصوبات جلسات، دستورات مدیریت و امور ارجاع‌شده به واحدهای سازمانی.
• مدیریت تماس‌های تلفنی، پاسخگویی به مراجعان و هماهنگی ارتباطات داخلی و خارجی.
• سامان‌دهی، بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک اداری با رعایت اصول محرمانگی اطلاعات.
• هماهنگی جلسات، مأموریت‌ها، سفرهای کاری و برنامه‌های بازدید مدیران و مهمانان شرکت.
• دریافت و جمع‌آوری گزارش‌های موردنیاز مدیریت از واحدهای مختلف سازمان.
• کنترل و پیگیری گردش مکاتبات و حصول اطمینان از پاسخگویی به‌موقع واحدهای مرتبط.
• همکاری در تهیه گزارش‌های مدیریتی و ارائه اطلاعات موردنیاز جهت تصمیم‌گیری.
• رعایت اصول تشریفات اداری، آداب سازمانی و حفظ نظم و انضباط محیط دفتر.
شرایط احراز
• مدرک تحصیلی: کارشناسی در رشته‌های مدیریت، امور اداری، مهندسی صنایع یا سایر رشته‌های مرتبط.
• حداقل ۲ سال سابقه کار مرتبط در حوزه مسئول دفتر، منشی مدیریت یا امور اداری.
• تسلط به اصول مکاتبات اداری، نامه‌نگاری رسمی و تنظیم صورت‌جلسات.
• آشنایی با فرآیندهای اتوماسیون اداری، دبیرخانه و بایگانی اسناد.
• توانایی برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، هماهنگی جلسات و پیگیری امور محوله.
• برخورداری از فن بیان مناسب، روابط عمومی قوی و مهارت ارتباط مؤثر.
• دقت، نظم، مسئولیت‌پذیری، امانت‌داری و توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات.
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند فعالیت و انجام امور در شرایط پرفشار.
• آراستگی ظاهری، رفتار حرفه‌ای و رعایت اصول تشریفات سازمانی.