دستیار ارشد اجرایی (خانم-مشهد)مرکز تماس سپنتا پردازش
درباره موقعیت شغلی
درباره شرکت
حداقل سابقه کار
موقعیت مکانی
نوع همکاریاستخدام دستیار ارشد اجرایی (Senior Executive Assistant)
شرکت سپنتارفعال در حوزه خدمات، به‌منظور توسعه نظام مدیریت و افزایش اثربخشی فرآیندهای اجرایی و سازمانی، از افراد توانمند، باتجربه، منظم و نتیجه‌گرا جهت همکاری در جایگاه دستیار ارشد اجرایی مدیر دعوت به همکاری می‌نماید.
فرد منتخب به‌صورت مستقیم با معاون اجرایی شرکت همکاری داشته و مسئولیت هماهنگی، پیگیری و نظارت بر روند انجام امور محوله در واحدهای مختلف شرکت را بر عهده خواهد داشت.
شرح وظایف و مسئولیت‌ها
۱. پشتیبانی و مدیریت امور اجرایی مدیر
- دریافت، ثبت، اولویت‌بندی و پیگیری دستورات و امور محوله از سوی مدیر.
- پیگیری وظایف و تعهدات مدیران و مسئولان واحدهای مختلف شرکت.
- تهیه گزارش‌های مدیریتی از وضعیت فعالیت‌ها، پیشرفت امور و مشکلات اجرایی.
- تنظیم و پیگیری جلسات، ثبت مصوبات و کنترل اجرای تصمیمات.
- مدیریت تقویم کاری، یادآوری سررسیدها و پیگیری امور مهم مدیرعامل.
۲. نظارت بر امور اداری و منابع انسانی
- دریافت و بررسی گزارش‌های حضور و غیاب، کارکرد، مرخصی و اضافه‌کاری پرسنل.
- تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت نیروی انسانی و عملکرد واحدها.
- پیگیری امور پرسنلی، درخواست‌ها و مسائل کارکنان.
- هماهنگی با واحد منابع انسانی در خصوص فرآیندهای جذب، ارزیابی و امور کارکنان.
- شناسایی تأخیرها و مشکلات اجرایی در فرآیندهای اداری.
۳. پیگیری امور مالی و اسناد
- پیگیری وضعیت فاکتورهای صادره و دریافتی، ارسال، ثبت و بایگانی آنها.
- کنترل فرآیند پیگیری مطالبات و پرداخت‌های شرکت با هماهنگی واحد مالی.
- همکاری با واحد مالی در جمع‌آوری و تکمیل اسناد و مدارک موردنیاز.
- تهیه گزارش از وضعیت فاکتورهای معوق، مطالبات وصول‌نشده و پرداخت‌های در انتظار اقدام.
- پیگیری مغایرت‌ها و نواقص اسناد مالی تا تعیین تکلیف.
۴. پیگیری مناقصات، قراردادها و تعهدات
- پیگیری مناقصات، استعلام‌ها و فرصت‌های تجاری شرکت.
- کنترل زمان‌بندی و مهلت‌های ارسال اسناد و مدارک.
- هماهنگی با واحدهای مرتبط جهت تکمیل مدارک مناقصات.
- پیگیری وضعیت قراردادها، تعهدات و سررسیدهای مهم.
- تهیه گزارش وضعیت مناقصات و قراردادهای در جریان.
۵. گزارش‌دهی و کنترل عملکرد سازمانی
- طراحی و تهیه گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه برای مدیرعامل.
- پیگیری مصوبات و وظایف محول‌شده به واحدها تا حصول نتیجه.
- شناسایی امور معوق، گلوگاه‌های اجرایی و تأخیرهای سازمانی.
- ارائه پیشنهاد برای بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری شرکت.
شرایط احراز
- حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، مدیریت اجرایی، مهندسی صنایع، حسابداری، کامپیوتر و یا رشته‌های مرتبط.
- آشنایی با AI و هوش مصنوعی
- حداقل ۵ سال سابقه کار مرتبط و ترجیحاً سابقه همکاری مستقیم با مدیرعامل یا مدیران ارشد.
- تجربه کافی در هماهنگی و پیگیری امور چندین واحد سازمانی.
- تسلط بر نرم‌افزارهای Microsoft Office به‌ویژه Excel و Word و توانایی تهیه گزارش‌های مدیریتی.
- آشنایی مناسب با فرآیندهای مالی، اداری، منابع انسانی و قراردادها.
- توانایی تحلیل اطلاعات و تهیه گزارش‌های دقیق و کاربردی.
- برخورداری از مهارت ارتباطی، مذاکره و مدیریت جلسات.
ویژگی‌های شخصیتی و حرفه‌ای
- دارای روحیه پیگیری قوی و نتیجه‌گرایی.
- منظم، دقیق، مسئولیت‌پذیر و قابل اعتماد.
- امانت‌دار و متعهد به حفظ اطلاعات محرمانه شرکت.
- دارای قدرت تصمیم‌گیری در چارچوب اختیارات محوله.
- توانایی مدیریت هم‌زمان چندین موضوع و اولویت‌بندی امور.
- برخوردار از قدرت حل مسئله و مدیریت شرایط پراسترس.
- توانایی تعامل مؤثر با مدیران، کارشناسان و کارکنان در سطوح مختلف سازمان.
شرایط همکاری
- حقوق و مزایا: توافقی و متناسب با تجربه و توانمندی
اگر تجربه کافی در پشتیبانی اجرایی مدیران ارشد دارید و می‌توانید امور سازمان را با دقت، نظم و پیگیری تا حصول نتیجه مدیریت کنید، منتظر دریافت رزومه شما هستیم.
درباره شرکت
شرکت سپنتا پردازش دارنده مجوز خدمات مرکز تماس (Contact Center) با بهره‌گیری از دانش نیروهای متخصص، خدمات خود را در زمینه فناوری اطلاعات و تجارت الکترونیک از سال 1395 آغاز نموده است.
گروه سپنتا پردازش با ارائه خدمات مراکز تماس از قبیل پشتیبانی و خدمات به باشگاه مشتریان شرکت های متعدد همواره در حال رفع چالش‌های جدید در خصوص پشتیبانی مشتریان آنها می باشد.
شرکت سپنتا پردازش دارنده مجوز خدمات مرکز تماس (Contact Center) با بهره‌گیری از دانش نیروهای متخصص، خدمات خود را در زمینه فناوری اطلاعات و تجارت الکترونیک از سال 1395 آغاز نموده است.
گروه سپنتا پردازش با ارائه خدمات مراکز تماس از قبیل پشتیبانی و خدمات به باشگاه مشتریان شرکت های متعدد همواره در حال رفع چالش‌های جدید در خصوص پشتیبانی مشتریان آنها می باشد.
